“Efficiëntie en structuur zijn de grootste winst”
Anita van der Brug is iets meer dan een jaar praktijkmanager bij De Westhoek, een huisartsenorganisatie in de regio Zeeland. Hoewel ze nieuw was in de huisartsenzorg, bracht ze haar ervaring mee uit de ouderenzorg. Haar uitdaging: vier praktijken overzetten naar een nieuw kwaliteitssysteem ‘PraQties KMS’.
Medewerkers actief betrekken: de eerste uitdaging
“Toen ik startte, was het een uitdaging om alle medewerkers betrokken te krijgen bij het kwaliteitssysteem,” vertelt Anita. “Voorheen lag alles bij de praktijkmanager, en de assistenten hadden eigenlijk geen rol. Het leek mij praktischer en efficiënter om iedereen een actieve rol te geven in het systeem, zodoende wordt het systeem transparant en voelt iedereen zich verantwoordelijk.”
Anita wist haar team actief te betrekken door eerst een demo van PraQties KMS te geven aan haar collega’s. “Dat gaf hen meteen inzicht in hoe het systeem werkt en wat hun rol daarin zou zijn,” zegt ze. Daarnaast maakte ze PraQties KMS tot een vast onderdeel van de periodieke meetings, waarin ze regelmatig statusopvragen stelde en complimenten gaf wanneer acties waren opgepakt. “Na drie of vier keer werd dit routine en begonnen collega’s het zelf op te pakken.”
Ook de webinars van PraQties KMS, waarin updates worden toegelicht, spelen een belangrijke rol. “Die worden altijd goed gevolgd door het team,” vertelt Anita. “Als er iets belangrijks uitkomt, bespreken we dat verder tijdens onze teamoverleggen. Bovendien zorgen de centrale updates die vanuit Agilio worden gecommuniceerd voor continuïteit; we bespreken deze updates altijd samen, zodat iedereen op de hoogte is en betrokken blijft.”
Tip voor andere praktijkmanagers
Anita deelt graag een tip die voor haar praktijk goed heeft gewerkt: “Wat enorm heeft geholpen, is dat we onze takenlijst, die voorheen in het HIS stond, hebben overgeheveld naar PraQties KMS. Hierdoor moesten medewerkers wel met het systeem aan de slag. Nu worden patiëntgebonden taken in het HIS bijgehouden, en praktijkgebonden taken in PraQties. Dat werkt een stuk overzichtelijker en zorgt ervoor dat iedereen betrokken blijft.”
Structuur en efficiëntie dankzij PraQties KMS
De overgang naar PraQties KMS heeft voor Anita en haar team veel veranderd. “Voorheen moest de oude praktijkmanager alle protocollen zelf bijhouden en bijwerken. Dat kostte enorm veel tijd,” zegt ze. “Nu wordt alles centraal geregeld, wat ons veel tijd bespaart en meer structuur biedt in de dagelijkse werkzaamheden.”
De kalenderfunctie van PraQties KMS blijkt daarbij een groot voordeel te zijn. “Per praktijk hebben we een eigen kalender, en iedereen kan zien welke acties er gepland staan. Dit zorgt niet alleen voor overzicht, maar ook voor rust. Je weet precies wat er moet gebeuren en wanneer.”
“Voordat ik bij De Huisartsenconnectie begon, werkte ik in de ouderenzorg, waar de normen toch wel vrij wollig en abstract waren opgesteld,” vertelt Anita. “Toen ik overstapte naar de huisartsenzorg, vroeg ik me af hoe die normen hier vertaald zouden worden naar de dagelijkse praktijk. Wat me meteen opviel bij PraQties KMS, is dat er echt een duidelijke vertaalslag is gemaakt. De normen zijn helder en concreet, en sluiten goed aan bij de werkprocessen in de praktijk. Dat maakt het een stuk makkelijker om er dagelijks mee te werken en om de kwaliteit hoog te houden.”
Concrete voordelen: tijdswinst en een soepelere audit
Een van de grootste voordelen van PraQties KMS is volgens Anita de tijdswinst die het oplevert. “De updates worden centraal geregeld en je krijgt een pushbericht wanneer dit gedaan is. Daarna is het slechts een kwestie van het bericht doornemen en je bent op de hoogte. Dit systeem voorkomt dubbel werk en zorgt ervoor dat we efficiënter kunnen werken.”
“Het idee dat een andere praktijkmanager een paar kilometer verderop vrijwel precies dezelfde aanpassingen doet, vind ik eigenlijk wel een beetje suf. Het is bovendien zonde van het zorggeld,” zegt Anita. “PraQties KMS voorkomt dit soort dubbel werk door veel aanpassingen centraal te regelen. Zo kunnen we efficiënter werken en onze middelen beter inzetten voor wat echt belangrijk is: de zorg.”
Auditors onder de indruk
“Een tijdje geleden hebben we een audit gehad, en de auditors waren onder de indruk van het systeem”, vertelt Anita. “We kregen complimenten voor het overzicht, de kalender en de compleetheid van de registraties en meldingen. Alles is goed georganiseerd en dat maakt zo’n audit wel een stuk minder stressvol.”
Uitstekende ondersteuning van Agilio Software
Anita is bijzonder te spreken over de ondersteuning die ze krijgt van Agilio Software. “Esther is echt goud waard. Als je haar belt, wordt alles meteen geregeld. Ideeën zijn altijd welkom en worden vaak direct doorgevoerd. Zo hebben we bijvoorbeeld een QR-code voor het medewerkerstevredenheidsonderzoek voor in de wachtkamer laten maken en is er een hitteprotocol opgesteld en beschikbaar gesteld. Dat soort zaken worden zonder probleem opgepakt.”
Aanrader voor andere praktijken
Anita zou PraQties KMS zonder aarzeling aanbevelen aan andere huisartsenpraktijken. “Binnen ons praktijkmanagersnetwerk in Zeeland zeg ik het altijd: gebruik PraQties KMS als kwaliteitssysteem. Het scheelt je echt tijd en de interface is gebruiksvriendelijk. Het zorgt voor een efficiëntere manier van werken, wat uiteindelijk iedereen in de praktijk ten goede komt.”
Ontdek PraQties KMS nu zelf
Schrijf je in voor ons webinar en leer alles over de mogelijkheden van PraQties KMS. Esther Gjaltema geeft je een mooie demo van het programma. Ook laten we met een paar praktijkvoorbeelden zien hoe we kwaliteitsmanagement voor huisartsen zo eenvoudig mogelijk maken. Natuurlijk is er ook ruimte voor het stellen van vragen. Reserveer jouw plek en meld je nu aan.
Goed om te weten: als deelnemer van het webinar krijg je 3 maanden gratis PraQties KMS!
