Wat is een protocol?
Een protocol is een document waarin stapsgewijs beschreven staat hoe, met welke materialen en door wie een handeling moet worden uitgevoerd. Een protocol is sterk sturend.
Dit document hoort weinig ruimte te bieden voor interpretatie en is dus zo helder en concreet mogelijk.
Een protocol is dus een manier van borging dat de handelingswijze gebeurt zoals dit bedoeld is. Het maakt dingen dus heel duidelijk, maar …. Er zitten ook nadelen aan. Een protocol is vaak nogal uitgebreid. Het is een hele lap tekst. Het lezen ervan kost daardoor nogal wat tijd, net zo als het onderhoud.
Hier zijn vier verkeerde redenen om alles in protocollen vast te leggen in de huisartsenpraktijk:
- “Dan zijn we altijd gedekt bij incidenten.”
Het idee dat protocollen juridische bescherming bieden bij elke fout is onjuist. Protocollen zijn hulpmiddelen, geen garantie tegen aansprakelijkheid. Ze moeten ondersteunend zijn, niet uitsluitend defensief. - “Zo kunnen we voorkomen dat medewerkers zelf nadenken.”
Medewerkers moeten voldoende ruimte houden om hun professionele oordeel te gebruiken, vooral in situaties die afwijken van het protocol. Het blind volgen van protocollen kan de kwaliteit van zorg juist schaden. - “We leggen alles vast zodat niemand fouten maakt.”
Het idee dat protocollen foutloos werken garanderen, is onrealistisch. Mensen maken fouten, en protocollen kunnen dat risico beperken, maar niet elimineren. Een goede cultuur waarin fouten bespreekbaar zijn, is minstens zo belangrijk. - “Het voorkomt discussie binnen het team.”
Protocollen kunnen helpen om duidelijke afspraken te maken, maar het doel moet niet zijn om discussie te vermijden. Constructieve gesprekken over werkwijzen en verbeteringen dragen juist bij aan betere samenwerking en zorgkwaliteit.
Wanneer een protocol opstellen?
Ga dus niet klakkeloos allerlei protocollen opstellen, maar maak pas een protocol op basis van de volgende afwegingen:
- Is het NOODZAKELIJK? Is bepaalde gevallen is het een verplichting vanuit wet- of regelgeving => stel het protocol op. Dit is bijvoorbeeld het geval bij voorbehouden handelingen die de huisarts delegeert aan de doktersassistente. De huisarts moet in dit geval o.a. instructie geven aan de doktersassistente voor het uitvoeren van de handeling. Dit kan natuurlijk niet elke keer mondeling gebeuren en dus is er een protocol nodig.
Het protocol is ook de basis om te bepalen of de doktersassistente bekwaam is en blijft. Dit wordt periodiek getoetst. - Is het WAARDEVOL? Is het hebben van een protocol waardevol voor de praktijk? Wat is het risico als het protocol er niet is. Dit kan bijvoorbeeld zijn als een handeling erg weinig wordt uitgevoerd of een taak overgenomen moet worden vanwege bijvoorbeeld ziekte.
Een voorbeeld van een dergelijk protocol kan zijn een beschrijving van de taken van de waarnemer die eenmalig in de praktijk komt invallen. Aan de hand van het protocol – dat er dan ook daadwerkelijk bij wordt gepakt – voert de vervanger dan alle handelingen uit.
Of bij het inschrijven van een nieuwe patiënt waarbij alle stappen volledig moeten worden uitgevoerd. Overweeg daarbij wel of een protocol de meest geschikte manier van borgen is. Kan het bijvoorbeeld ook door middel van een veel compactere checklist? In ons PraQties KMS gebruiken we een formulier voor het inschrijven van een nieuwe patiënt waarin alle te doorlopen stappen opgenomen zijn. - Is het NIET NOODZAKELIJK en NIET WAARDEVOL? Dan is het dus niet zinvol hier een protocol voor op te stellen. Is het protocol er al? Wat mis je als jet het verwijdert? Mocht je dat een rigoureuze stap vinden, sla het protocol dan nog even op in de map “vervallen protocollen”.
Een protocol is niet altijd de meest effectieve manier om werkzaamheden te beschrijven. PraQties KMS bevat daarom checklists voor bijvoorbeeld het in- en uit dienst gaan van personeel.
PraQties KMS bevat alle noodzakelijke protocollen. Deze worden door ons aangepast wanneer bijvoorbeeld wet- en regelgeving verandert. Je wordt hier door ons van op de hoogte gesteld.
Dit scheelt je veel tijd!